Menangani reservasi terdengar mudah, tetapi persepsi Anda akan berubah ketika Anda memiliki klinik kecantikan atau kesehatan dengan jumlah pasien yang semakin bertambah setiap hari. 

Mungkin klinik tidak pernah sepi dari pasien, tetapi pernahkah Anda berpikir berapa banyak keuntungan yang bisa Anda raih jika Anda bisa menangani reservasi pasien dengan lebih cepat setiap hari? Berikut ini adalah langkah yang dapat Anda lakukan untuk menangani reservasi pasien dengan lebih cepat dan efisien yang dapat membantu meningkatkan keuntungan Anda.

1.       Sediakan Beberapa Metode Reservasi

Satu metode reservasi saja tidak pernah cukup. Pasien Anda memiliki preferensi komunikasi yang berbeda. Ada pasien yang lebih suka melakukan reservasi melalui telepon, ada juga yang lebih suka melakukannya secara online.

Jadi, cara terbaik yang bisa Anda lakukan adalah dengan menyediakan beberapa metode reservasi sekaligus, baik online maupun offline. Tentukan admin yang bertanggung jawab mengangkat telepon, membalas SMS dan email, merespons pertanyaan pasien melalui live chat, dan mengelola reservasi pasien di situs web.

2.       Buat Sesi Terpisah untuk Jadwal Pertemuan/Konsultasi

Staf Anda akan kewalahan bila mereka harus menangani reservasi tanpa henti dan mereka akan sulit mencocokkan jadwal konsultasi yang diminta oleh pasien dengan slot yang tersedia.

Untuk menanggulangi masalah ini, sebaiknya buatlah dua atau tiga sesi konsultasi dalam sehari. Misalnya, sesi pertama dilaksanakan pagi hari pada jam 8 hingga jam 12, sesi ke-dua dilaksanakan pada jam 1 hingga jam 4 sore, dan sesi terakhir dilaksanakan pada jam 5 hingga jam 8 malam (tergantung jam operasional klinik Anda). Jika sudah tidak ada slot yang tersedia di sesi pertama, maka staf bisa menawarkan pasien untuk datang di sesi ke-dua atau ke-tiga.

3.       Izinkan Pasien untuk Mengatur Jadwal Appointment Sendiri

Cara lain yang dapat dilakukan untuk mempercepat reservasi adalah dengan mengizinkan pasien untuk mengatur jadwal appointment mereka sendiri. Caranya adalah dengan menyediakan portal reservasi (situs web) atau aplikasi online yang memungkinkan pasien untuk mengetahui ketersediaan slot.

Akan lebih bagus lagi jika pasien dapat menentukan sendiri dokter yang ingin mereka temui dan melihat jadwal mereka juga. Dengan begini, Anda tidak perlu lagi menentukan siapa yang harus menangani pasien dan ini tentunya juga akan meningkatkan kepuasan pasien.

4.       Gunakan Sistem Manajemen Booking/Reservasi Otomatis

Cara paling efisien untuk mengelola reservasi adalah dengan mengotomatiskannya. Sistem Manajemen Booking otomatis dapat mengelola seluruh proses yang ada dalam manajemen reservasi Anda, mulai dari penjadwalan konsultasi oleh pasien, pergantian jadwal dan pembatalan reservasi, pengaturan timeslot, hingga pembayaran online. Semuanya dikelola hanya melalui satu sistem dan seluruh staf Anda dapat menggunakannya secara bersamaan di waktu yang sama.

5.       Jadwalkan Reminder untuk Mengonfirmasi Reservasi Pasien

Pasien dapat membatalkan reservasi mereka sewaktu-waktu dan sering kali ini dilakukan menjelang jadwal konsultasi mereka. Tentu sangat menyebalkan apabila Anda harus menghadapi kenyataan bahwa pasien Anda benar-benar tidak muncul pada hari yang sudah mereka tentukan. Jika hal ini dibiarkan terus menerus, tentu ini bisa merugikan klinik Anda, sebab Anda bisa kehilangan banyak prospek.

Solusi terbaik untuk menyiasati pembatalan reservasi adalah dengan mengingatkan pasien mengenai reservasi yang telah mereka buat tiga hingga satu hari sebelumnya. Melalui Sistem Manajemen Booking otomatis, Anda dapat menjadwalkan reminder dan mengirimnya melalui email atau SMS. Ini akan membantu Anda mengurangi no show, sebab Anda masih memiliki kesempatan untuk mengisi slot yang kosong untuk pasien yang lain.

Jika ingin selangkah lebih jauh, Anda dapat meminta deposit kepada pasien ketika mereka melakukan reservasi sehingga Anda tidak terlalu rugi ketika pasien membatalkan reservasinya secara mendadak.